UBO-register: nieuwe verplichtingen voor uw familiebedrijf

De Belgische wetgever introduceerde al in 2017 het UBO-register, maar de praktische werkingsmodaliteiten ervan zijn nu ook vastgelegd in een KB dat in werking treedt op 31 oktober 2018. De bestuurders van vennootschappen hebben tijd tot en met 31 maart 2019 om het nodige te doen.

UBO staat voor “ultimate beneficial owner” of “uiteindelijke begunstigde”. Daarmee wordt bedoeld: de natuurlijke persoon/personen die de uiteindelijke eigenaar is/zijn van of zeggenschap heeft/hebben over de juridische entiteit. Het UBO-register wordt dan ook een centraal register met als doel “toereikende, accurate en actuele informatie ter beschikking te stellen over de uiteindelijke begunstigden” van onder meer vennootschappen.

De wet somt verschillende categorieën op van uiteindelijke begunstigden, en maakt daarbij een onderscheid naargelang het type juridische entiteit waarover het gaat (vennootschappen, vzw’s en stichtingen, en ten slotte trusts en andere juridische entiteiten die met trusts vergelijkbaar zijn). In hetgeen hierna volgt beperken we ons tot de vennootschappen.

In het geval van een Belgische vennootschap worden als uiteindelijke begunstigden beschouwd:

  • de natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks “een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang” in de vennootschap houden. Om te bepalen wat dat toereikend percentage is, verwijst de wetgever naar een indicatieve drempel van 25 % van de aandelen en/of de stemrechten (rechtstreeks of onrechtstreeks aangehouden, alleen of samen met anderen);
  • de natuurlijke personen die via andere middelen zeggenschap hebben over de vennootschap (bijvoorbeeld op grond van aandeelhoudersovereenkomsten);
  • indien op basis van de vorige criteria geen natuurlijke persoon als uiteindelijke begunstigde van de vennootschap kan worden geïdentificeerd, of ingeval van twijfel of de geïdentificeerde persoon de uiteindelijke begunstigde is: “de natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel”.

Welke informatie moet verstrekt worden?

Voor elk van deze uiteindelijke begunstigden moet heel wat informatie worden verzameld, bijgehouden en overgemaakt aan het register. Het gaat om persoonlijke gegevens zoals naam, geboortedatum, nationaliteit, rijksregisternummer en adres, maar ook bepaalde informatie over de aard en omvang van het belang of de zeggenschap in de vennootschap.

De vennootschappen moeten ook de uiteindelijke begunstigden op een duurzame drager informeren over onder meer de verplichting om de genoemde gegevens mee te delen aan het register, de toegangsmogelijkheid tot het register en het recht om onjuiste gegevens te laten verbeteren of verwijderen.

Wie moet deze informatie verstrekken?

Op de Belgische vennootschappen rust dus een uitgebreide informatieverplichting, waarvoor de bestuurders van de vennootschappen verantwoordelijk zijn. De eerste informatieverstrekking moet gebeuren ten laatste op 31 maart 2019 (de deadline was oorspronkelijk 30 november 2018, maar de FOD Financiën deelde mee dat uitstel werd verleend). Men heeft ook de verplichting de informatie actueel te houden: wijzigingen moeten binnen de maand worden doorgegeven. Daarna moeten de vennootschappen de informatie ook minstens jaarlijks bijwerken.

 

Er zijn ook sancties voorzien op het niet naleven van deze verplichtingen. Mogelijke inbreuken zijn: het niet inwinnen en bijhouden van de vereiste informatie, het niet (tijdig) overmaken van informatie aan het register en ten slotte het overmaken aan het register van onjuiste of onvolledige informatie. Deze inbreuken kunnen leiden tot een administratieve geldboete van 250 tot 50.000 euro. De eerste twee inbreuken kunnen daarenboven leiden tot een strafrechtelijke geldboete van 50 tot 5.000 euro (vermenigvuldigd met de opdeciemen wordt dat 400 tot 40.000 euro).

Het spreekt voor zich dat het voor de bestuurders van vennootschappen niet altijd over de gevraagde informatie beschikken. De vennootschappen kunnen zich best al praktisch voorbereiden door onder meer:

  • te zorgen voor een wettelijke vertegenwoordiger of een gevolmachtigde met een e-ID die de informatie genoemd in het koninklijk besluit via het elektronische platform MyMinFin in naam van de vennootschap kan invullen;
  • te bepalen tot welke categorie de uiteindelijke begunstigden behoren;
  • nauwkeurige en uitvoerige informatie in te winnen en bij te houden over de uiteindelijke begunstigden van hun vennootschap en van de juridische entiteiten waarvan de uiteindelijke begunstigden gebruik maken om zeggenschap over de vennootschap uit te oefenen;
  • bewijsstukken te verzamelen waaruit blijkt dat de informatie toereikend, accuraat en actueel is;
  • te zorgen voor procedures binnen de vennootschap zodat elke wijziging in de informatie over de uteindelijke begunstigden ook binnen de maand aan het UBO-register wordt overgemaakt.

Wie kan het UBO-register consulteren?

De informatie in het UBO-register zal toegankelijk zijn voor de bevoegde autoriteiten en voor entiteiten en personen die bepaalde verplichtingen hebben op grond van de witwaspreventiewet. Daarnaast zal ook elke burger het register kunnen raadplegen (zij het slechts gedeeltelijk). 

In uitzonderlijke gevallen kan de uiteindelijke begunstigde vragen om de toegang tot zijn of haar gegevens te beperken. Men moet dan aantonen dat hij of zij door die toegang wordt blootgesteld aan een onevenredig risico of een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie. Ook indien de uiteindelijke begunstigde minderjarig of handelingsonbekwaam is, kan een beperking tot de toegang aangevraagd worden.

 

Sofie Lerut
Partner Roots Advocaten